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EDV in der Arztpraxis - Starthilfe (Tipps und Anregungen)

Stand: Oktober 2019

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Rechtsgrundlagen

• Datenschutzgesetz
• Übereinkommen mit der Stmk. Gebietskrankenkasse über die EDV-Rechnungslegung durch die Vertrags(fach)ärzte mit Ausnahme der Fachärzte für Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde vom 1.1.1992
• Gesetzlich verpflichtende elektronische Abrechnung seit 1.1.2003

 

Ihr Ansprechpartner:

DI Gerald Schneider
Tel.: 0316 / 8044 -142

E-mail: edv@aekstmk.or.at
Homepage: https://www.aekstmk.or.at
 

Allgemeines:

Wenn Sie eine EDV-Ausstattung für Ihre Ordination planen, nehmen Sie sich unbedingt genügend Zeit, um sich umfassend zu informieren (der EDV-Markt ändert sich ständig).
 

Anzahl der Arbeitsstationen - Platzbedarf:

Die Mindestzahl der vorzusehenden Arbeitsstationen hat erfahrungsgemäß den maximal zugleich mit dem Datenmaterial arbeitenden Personen zu entsprechen. Bei fast allen Arbeiten in der Ordination ist Dateneinsicht erforderlich. Die wechselweise Benützung einer Arbeitsstation durch zwei Personen erweist sich fast immer in kürzester Zeit als absolut unpraktikabel.

Wichtig: Unterschätzen Sie nicht den Platzbedarf eines EDV-Arbeitsplatzes (Tastatur, Monitor, Maus, Drucker, ev. Barcode-Lesegerät und Chipkarten-Lesegerät - dann auch noch ausreichend Platz für handschriftliche Tätigkeit, Telefon, etc.).
Wichtig: Der Aufstellungsort eines Computers muss ausreichend belüftet sein. Der Einbau in ein Möbelstück (Lüftungsschlitze reichen meist nicht aus) führt zu Überhitzungen - eine der häufigsten Ursachen unerklärlicher Ausfälle und Schäden!

Bei der Anordnung des Bildschirmes hat die Praxis gezeigt, dass es wesentlich günstiger ist, wenn auch für den Patienten Sichtmöglichkeit auf den Schirm besteht! Aber Achtung: der Patient darf nur Einsichtmöglichkeit auf seine eigenen Daten haben (Datenschutz)!
 

Qualität eines Systems:

Sehr schwierig ist die Beurteilung der Qualität eines Systems für den Einsteiger. Sehen Sie sich den Realbetrieb in der Praxis von Kolleginnen und Kollegen an und befragen Sie in erster Linie deren Mitarbeiter (!), die mit diesem System arbeiten.

Wichtig: Lassen Sie sich nicht von spektakulären Modulen blenden, die den Rationalisierungs-Effekt durch hohen Bedienungsaufwand zunichte machen können. Beurteilen Sie die Qualität eines Systems danach, wie einfach und schnell die häufigsten Routineaufgaben zu bewältigen sind!
Die Anzahl der verkauften Systeme einer EDV-Firma ist nicht zwangsläufig ein Qualitätskriterium. Vergessen Sie auch nicht, sich bei der Kollegenschaft über die Zufriedenheit mit dem gebotenen Service zu erkundigen und welche zusätzlichen Kosten in welchen Fällen verrechnet werden.
Erwarten Sie nicht, dass individuelle Sonderwünsche bezüglich des Programms realisiert werden. Umprogrammierungen sind nicht nur enorm aufwendig, sondern erschweren auch die Softwarewartung.
 

Netzwerk:

Grundsätzlich sollten Sie ein PC-Netzwerk gegenüber einem exotischen System vorziehen (billiger, universeller, keine unbedingte Bindung an eine Firma bei der Wartung bzw. Erweiterung). Die Selbstbeschaffung der Gerätschaft ist wenig sinnvoll (problematische Garantieabwicklung bzw. Wartung). Bei billigen Sonderangeboten können unerwartete Eignungsprobleme auftreten.
 

Elektroinstallation:

Bei der Elektroinstallation sind ausreichend Rohre für die Verbindung der Arbeitsplätze und deren Versorgung (eigener Stromkreis für die EDV) vorzusehen. Vor allem auf dem Lande
ist eine gute Blitzschutzeinrichtung an der Hauptleitung im Zählerkasten zu installieren (ist nicht teuer). Eine Unterbrechungsfreie-Strom-Versorgung (USV) mit ausreichender Leistung ist unbedingt für die gesamte EDV-Anlage vorzusehen. Es können damit auch gleichzeitig Kleinverbraucher (Telefonanlage, Anrufbeantworter, Gegensprechanlage, Türklingel, Notbeleuchtung, etc.) mitversorgt werden.
 

Wartungsverträge:

Üblicherweise wird ein Software-Wartungsvertrag abgeschlossen (laufende Anpassung an Kassenvertrags- oder Formularänderungen, Programmweiterentwicklung, Hotline). Bedarfsangepasste Wartungs-Modalitäten sind ebenfalls möglich (z.B. Abrechnungs-Programm).
Vorsicht ist bei Hardware-Wartungsverträgen geboten. Pauschalverträge können sehr teuer und von zweifelhafter Sinnhaftigkeit sein, denn die Gerätschaft veraltert schnell, Reparaturen sind zunehmend unrentabel, Ersatzteile häufig schon nach kurzer Zeit nicht mehr erhältlich. Weniger die Programme, sondern die Gerätschaft ist heute die häufigste Ausfallsursache eines Systems. Es ist daher von großem Vorteil, wenn eine in der Nähe angesiedelte Computerfirma mit ihrer Anlage vertraut ist und im Einvernehmen mit Ihrer Systemfirma (!) Schäden beheben kann. Größere Anfahrtsstrecken verlängern die Ausfallszeit und verursachen vor allem enorme Kosten.
Vergessen Sie nicht die Geräte regelmäßig (1-2 Jahre) öffnen, reinigen und die Ventilatoren ersetzen zu lassen. Es sammeln sich enorme Mengen von Staub an, was durch zunehmende Überhitzung einen unangenehmen Ausfall zur Folge hat.
 

Normdatensatz:

Bestehen Sie unbedingt darauf, dass ein Programm mitgeliefert wird, das nachweislich (Zertifizierung!) eine Konvertierung der Daten auf das Format des Normdatensatzes der Österreichischen Ärztekammer ("med-kompatibel") jederzeit ohne Fremdhilfe durch die Softwarefirma ermöglicht! Damit haben Sie die wichtige Möglichkeit, bei einem ev. erforderlichen Programmwechsel, Ihre erstellten Daten in einem anderen System weiter zu verwenden.
 

Datensicherheit:

Dass eine geeignete Datensicherungseinrichtung angeboten wird, ist eine Selbstverständlichkeit - die Einrichtung einer sog. Plattenspiegelung unverständlicherweise noch immer nicht. Bestehen Sie unbedingt darauf (auch bei einem 1-Platz-System). Ihre Ausfalls- u. Datensicherheit wird dadurch erheblich erhöht. Die geringen Mehrkosten stehen in keinem Verhältnis zu den Vorteilen!
 

Drucker:

Bei den angebotenen Druckern sind die Kosten der Verbrauchsmittel zu beachten, da diese bei manchen Fabrikaten exorbitant hoch sind. Drucker müssen möglichst nahe an der Arbeitsstation platziert werden (Platzbedarf). Laserdrucker sind zwar heute ein gängiger Standard, haben aber kurzzeitig eine derart hohe Leistungsaufnahme, dass eine Versorgung mit entsprechend höher dimensionierter unterbrechungsfreien Stromversorgung wirtschaftlich nicht vertretbar ist. Ausdrucke sind dann bei Stromausfall nicht möglich. Das System muss aber so ausgelegt sein, dass alle übrigen Funktionen dadurch nicht beeinträchtigt sind.
 

Diskettenabrechnung:

Die EDV-mäßige Abrechnung ist seit 1.1.2003 gesetzlich verpflichtend. Für Ärzte, die aus verschiedenen Gründen mit ihrem herkömmlichen Karteisystem weiterarbeiten wollen, besteht die Möglichkeit, ein autorisiertes Dienstleistungsunternehmen für die händische Krankenschein-Abrechnung in Anspruch zu nehmen. Da bereits mittelfristig die Kosten der Inanspruchnahme dieser Fremdleistungen beträchtliche Ausgaben verursachen, sollte die Anschaffung einer eigenen EDV-Einrichtung ernsthaft ins Auge gefasst werden. Wenn Sie sich schon nicht vom hohen Rationalisierungseffekt einer Arzt-EDV überzeugen lassen wollen, dann wäre zumindest die Anschaffung eines Einzelgerätes anzuraten, mit dem Sie die Abrechnung in elektronischer Form selbst erstellen können. Das ist einfacher, als meist angenommen.

Um mittels EDV abrechnen zu können, ist eine Anmeldung bei der Ärztekammer für Steiermark vorzunehmen. Da es sich um ein zertifiziertes System handeln muss, ist im Anmeldeformular die Bezeichnung des EDV-Systems bzw. Programmpaketes, die Versionsbezeichnung und die Registriernummer des Hauptverbandes anzuführen. Die dafür erforderlichen Formulare erhalten Sie bei der Ärztekammer, die dann auch Ihre Anmeldung an die Kassen weiterleitet.

 

Datenverarbeitungsregisternummer:

Für die Datenanwendungen im Bereich der Patientenverwaltung und Honorarabrechnung wurde die Standardanwendung SA024 als Verordnung erlassen. Im Rahmen dieser Standardanwendung besteht für niedergelassene Ärzte keine Notwendigkeit für eine eigene DVR-Nummer. Bei speziellen Fragen: Datenschutzkommission, 1010 Wien, Hohenstaufengasse 3, Tel. 01/ 531 15 4043.

Der erfolgreiche Einsatz eines EDV-Systems erfordert disziplinierte Arbeitsweise (konsequente Datensicherung, sorgfältige Überprüfung der Kontrollausdrucke, behutsame Behandlung der Geräte etc.).

 

IT-Sicherheit

Informationen zur Arztsoftware sowie zum Thema IT-Sicherheit finden Sie auf der Seite der ÖÄK unter Arztinfo -> Arztsoftware & IT-Sicherheit.